數(shù)據(jù)存檔的一個例子是一家跳傘公司讓每個人簽署一份數(shù)字棄權(quán)書。當然，這些棄權(quán)聲明不需要經(jīng)常被調(diào)出，所以他們可以將它們存檔在單獨的服務(wù)器上。然而，如果客戶有法律問題或在潛水中受傷，可以訪問檔案以找到他們的棄權(quán)書。這不僅保存了有價值的文件，還把它們存儲在不礙事的地方，這樣公司的系統(tǒng)就能全速運轉(zhuǎn)。

　　數(shù)據(jù)存檔與數(shù)據(jù)備份有何不同？ 數(shù)據(jù)檔案是我們存儲信息和記錄以備將來使用的地方。數(shù)據(jù)備份是復制或拷貝一些信息或記錄的地方。數(shù)據(jù)備份不一定必須移動到新的存儲位置。但是，歸檔的數(shù)據(jù)被移動到一個單獨的位置。這可以確保公司不會被不需要處于日常事務(wù)前沿的數(shù)據(jù)淹沒。

　　這里有一個例子來說明備份數(shù)據(jù)和歸檔數(shù)據(jù)之間的獨特區(qū)別。如果一個藝術(shù)博物館有十幅畫，但只能在墻上掛八幅，他們可以將不想要的畫存檔，留待下次使用。這類似于數(shù)據(jù)存檔。現(xiàn)在想象一下，同一家博物館拿走了那十幅畫，并訂購了每幅畫的復制品，希望保留這幅畫的外觀。這類似于備份數(shù)據(jù)。存檔會將圖片移動到其他地方， 而備份復制圖片。

　　通常歸檔哪種數(shù)據(jù)？ 一些公司需要將財務(wù)記錄等數(shù)據(jù)長期存檔。其他人可能需要歸檔電子郵件、電話記錄和其他數(shù)據(jù)類型。這些不同的案例顯示了數(shù)據(jù)歸檔重要性的廣泛差異(財務(wù)記錄可能更有價值)。請記住，所存儲的數(shù)據(jù)類型意味著長期不用。重要的財務(wù)記錄只有在不需要定期引用時才會存檔。

　　法規(guī)遵從性數(shù)據(jù)是企業(yè)數(shù)據(jù)歸檔中常見的信息形式。像財務(wù)記錄一樣，這種類型的數(shù)據(jù)值得長期存檔考慮，通常是無限期的。我們歸檔法律數(shù)據(jù)的原因是由于丟失或意外編輯該文件的嚴重性。因此，將有價值的數(shù)據(jù)安全地存儲起來以保持日常工作流程的清晰至關(guān)重要。請記住，公司很少會引用大量不同的法律信息。

　　其他考慮 以下是數(shù)據(jù)歸檔時需要考慮的一些問題:

　　儲存空間 值得注意的是，歸檔在釋放空間的同時也帶走了空間。在主服務(wù)器上，驅(qū)動器空間被釋放。但是，無論歸檔發(fā)生在哪里，都會很快填滿。需要定期評估的一件事是所用服務(wù)器的存儲空間和限制。隨著時間的推移，歸檔數(shù)據(jù)的必然結(jié)果是數(shù)據(jù)呈指數(shù)級增長。確保您的系統(tǒng)保持同步。

　　和睦相處 數(shù)據(jù)存檔的時間越長，出現(xiàn)兼容性問題的可能性就越大。注意移動到存檔的文件類型，因為這些文件擴展名在現(xiàn)代技術(shù)變革中失去了有效性。與存儲空間類似，實施定期檢查和數(shù)據(jù)審查來解決兼容性問題。