但是我們似乎接受了上下文切換——不斷地在不同的任務(wù)之間切換——作為我們工作流程的一個(gè)常規(guī)特征。當(dāng)證據(jù)顯示我們是一個(gè)“一心二用”的物種，只是碰巧一直都很忙的時(shí)候，我們期望自己和我們的團(tuán)隊(duì)在多任務(wù)處理方面表現(xiàn)出色。如果我們計(jì)算我們?cè)趫F(tuán)隊(duì)生產(chǎn)力、損失的時(shí)間和化為烏有的創(chuàng)造力方面付出的代價(jià)，我們將重新設(shè)計(jì)我們的工作。我們將改變工作行為，以不同的方式使用數(shù)字技術(shù)。

　　我們付出的代價(jià) 當(dāng)我們高效的注意力“流動(dòng)狀態(tài)”被打斷時(shí)，我們平均需要23分鐘來(lái)恢復(fù)注意力。但我們都知道，混合和遠(yuǎn)程工作世界伴隨著大量的干擾。我們每天花20%的時(shí)間在不同的消息傳遞渠道、云存儲(chǔ)系統(tǒng)或項(xiàng)目管理系統(tǒng)之間切換，只是為了尋找信息， 根據(jù)康奈爾大學(xué)Ellis Idea實(shí)驗(yàn)室的研究。其他研究發(fā)現(xiàn)，員工平均每天使用35個(gè)關(guān)鍵業(yè)務(wù)應(yīng)用程序，并在它們之間切換超過(guò)1000次。我們需要以不同的方式思考工作中的生產(chǎn)力和協(xié)作，以及如何精簡(jiǎn)和簡(jiǎn)化任務(wù)以減少中斷和上下文切換。它從四個(gè)基本的生產(chǎn)力原則開始。

　　1.文件和數(shù)據(jù)必須可以在任何地方訪問。 如果說(shuō)疫情教會(huì)了我們什么，那就是工作是真正移動(dòng)的——它與我們同行，而不是固定在一個(gè)地方(比如辦公室)。新工作環(huán)境中的大多數(shù)高效團(tuán)隊(duì)已經(jīng)意識(shí)到，文件和數(shù)據(jù)也需要隨處可訪問。如果你需要的文件存儲(chǔ)在一個(gè)人的桌面上， 它還不如被鎖在20世紀(jì)的辦公室文件柜里。我們的研究表明，超過(guò)一半的營(yíng)銷團(tuán)隊(duì)正在使用分散的存儲(chǔ)，通常團(tuán)隊(duì)系統(tǒng)中有超過(guò)10，000個(gè)不同的文件丟失。他們是如何解決問題的？那就是打電話、發(fā)電子郵件，或者給同事發(fā)短信，問“我在哪里可以找到…？” 這讓我們又回到了埃隆·馬斯克的思維殺手——情境切換和注意力中斷。借助安全的云存儲(chǔ)和對(duì)合作者的遠(yuǎn)程訪問，無(wú)需中斷。我們不是在談?wù)摽苹眯≌f(shuō)。這是現(xiàn)在就在這里的技術(shù)。

　　2.搜索應(yīng)該是自動(dòng)化的。 我們的研究還表明，經(jīng)常會(huì)看到7，000個(gè)重要文件雜亂無(wú)章，沒有元數(shù)據(jù)來(lái)幫助簡(jiǎn)化搜索和發(fā)現(xiàn)，即使它們可以在云中訪問。搜索已經(jīng)成為我們數(shù)字生活中最熟悉的功能之一，但當(dāng)涉及到工作場(chǎng)所時(shí)，我們?nèi)匀粵]有應(yīng)用我們應(yīng)該使其工作的簡(jiǎn)單嚴(yán)謹(jǐn)性。這包括應(yīng)用命名約定、關(guān)鍵字， 和描述。如果我們都做對(duì)了這一步，那么以后通過(guò)自動(dòng)搜索檢索數(shù)據(jù)就會(huì)變得快速而容易。不需要緩慢而耗時(shí)的手動(dòng)搜索，也不需要打斷其他人來(lái)幫助查找文件。

　　3.重復(fù)性的任務(wù)應(yīng)該自動(dòng)化。 如果有一項(xiàng)工作需要定期完成，就應(yīng)該有一個(gè)機(jī)器人來(lái)完成。即使是最簡(jiǎn)單的自動(dòng)化形式，比如項(xiàng)目通知，也可以節(jié)省寶貴的時(shí)間，保持注意力集中的寶貴狀態(tài)。不管任務(wù)有多小或多復(fù)雜，如果它是一天、一周或一個(gè)月中的重復(fù)任務(wù)，混合和遠(yuǎn)程工作世界的黃金法則是將其自動(dòng)化。

　　4.耗時(shí)的任務(wù)也應(yīng)該自動(dòng)化。 本著重復(fù)任務(wù)的精神，如果有一個(gè)任務(wù)會(huì)耗費(fèi)更多的時(shí)間，那么它就是另一個(gè)自動(dòng)化時(shí)機(jī)已經(jīng)成熟的任務(wù)。這里的經(jīng)典例子是報(bào)告。您能否安排自動(dòng)而非手動(dòng)填充報(bào)告或控制面板？如果是這樣的話，你能收回多少時(shí)間來(lái)專注于更具戰(zhàn)略性或創(chuàng)造性的任務(wù)？

　　讓它流動(dòng) 我們這個(gè)時(shí)代具有諷刺意味的是，我們擁有的數(shù)字技術(shù)比以往任何一代人都多。然而，我們常常沒有用我們應(yīng)該用的方式來(lái)獲取最大的利益。當(dāng)談到環(huán)境切換時(shí)，有證據(jù)表明當(dāng)我們?cè)谌蝿?wù)之間切換而不是保持集中的流動(dòng)狀態(tài)時(shí)，生產(chǎn)率會(huì)下降40%。如果我們真的想解決生產(chǎn)力問題， 它始于為我們的團(tuán)隊(duì)提供合適的工作工具，并鼓勵(lì)他們按照預(yù)期的方式使用它們。沒有變通辦法或捷徑。想象一個(gè)工作環(huán)境，無(wú)論在哪里，干擾和分心都更少。讓生產(chǎn)力流動(dòng)起來(lái)。